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Conheça 5 vantagens da automação de processos

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Atualmente, muito se discute sobre a automação de processos e sua importância para a competitividade da empresa. Mesmo assim, é difícil compreender o assunto, avaliar como isso gera benefícios e por onde, exatamente, começar a investir.

Essas dúvidas são naturais, afinal, estamos falando de algo realmente novo. Todavia, elas podem inibir o investimento em automação e tornar a empresa menos competitiva que a média dos seus concorrentes — e isso, claro, é um enorme problema.

Em vista disso, desenvolvemos um artigo completo para explicar o que é automação, como essa tecnologia funciona e quais as vantagens para a empresa. Boa leitura!

Afinal, o que é automação de processos?

Vejamos, primeiro, o conceito de processo: uma sequência de atividades com o intuito de atingir determinado resultado. O processo de venda, de concessão de crédito ou aquisição de novos funcionários talentosos podem ser vistos como bons exemplos.

Por muito tempo, todos esses processos foram feitos de forma manual. Os empregados faziam quase tudo, mesmo as tarefas mais burocráticas e repetitivas. Hoje, no entanto, há tecnologias capazes de conduzir esses processos e torná-los mais rápidos e acertados.

Nesse contexto, a ideia de automação está ligada à substituição, total ou parcial, do trabalho manual pelo de máquinas ou softwares de ponta. Assim, algumas tarefas podem deixar de ser feitas manualmente e passar a ser feitas com alta tecnologia.

Pense, por exemplo, no processo de análise de crédito. Modernos sistemas podem usar dados dos clientes (nome e CPF, em especial) para estudar seu histórico de compras e score de crédito, depois sugerir a efetivação (ou não) da venda a prazo — isso é automação.

Como o processo de automação funciona?

O processo de automação parece complicado demais, não é mesmo? Porém, é muito fácil entender o seu funcionamento — especialmente quando usamos exemplos práticos.

Mesmo sem notar, é muito provável que você lide diariamente com processos automatizados. O sistema operacional do seu computador, por exemplo, automatiza o controle de data e horário do dispositivo. Quando está assistindo vídeo por streaming e aparecem sugestões de novos filmes ou séries na sua TV, novamente está lidando com processos automatizados.

O funcionamento dos processos automatizados é razoavelmente simples de entender: uma tecnologia é programada para executar um determinado conjunto de ações a partir de certo conjunto de dados que foram introduzidos por você ou sua equipe.

Para ficar mais claro, veja novamente o software de análise de crédito: a partir dos dados que você insere nesse dispositivo e dos comandos inicialmente atribuídos, ele realiza um conjunto de tarefas (sendo a análise de crédito a principal) de forma autônoma.

Há muitos outros processos que podem ser automatizados, por exemplo:

1. o disparo de e-mails para os clientes — de marketing ou pós-venda, por exemplo;

2. a execução de processos produtivos — geralmente em linhas de montagem;

3. a seleção de novos profissionais — hoje, softwares são capazes de triar currículos;

4. a criação de relatórios financeiros — como o DRE ou balanço patrimonial;

5. o atendimento inicial aos clientes — por meio de chatbots, os robôs inteligentes.

Na verdade, boa parte dos processos que existem na forma de passo a passo, com início, meio e fim bem estabelecidos, podem ser automatizados. Isso é bom tanto para a empresa quanto para as partes interessadas, que podem contar com um negócio ágil e bem-sucedido.

Quais são as principais vantagens da automação de processos?

Como pode observar, apesar de parecer algo futurista, a automação de processos existe no seu dia a dia e promove bastante bem-estar. Dentro das empresas, a automação promove uma série de outras vantagens — como produtividade, eficiência operacional e lucro. Isso garante que a empresa esteja um passo à frente da concorrência. Entenda melhor, adiante.

Maximiza o foco no que é estratégico para a empresa

Toda empresa conta com alguns processos que são operacionais e outros estratégicos. Os operacionais são rotineiros, funcionam como um passo a passo e podem ser automatizados. Os processos estratégicos são mais complexos e demandam uma visão diferenciada.

O problema é que o tempo é um recurso muito limitado. Quando você foca demais no que é operacional, deixa de lado o que é estratégico. Então, a empresa pode ser prejudicada.

A automação permite que os processos operacionais sejam automatizados. Logo, o gestor não precisará dedicar o mesmo volume de tempo, energia e dinheiro na sua execução. Como resultado, terá mais disponibilidade para cuidar do que agrega vantagem competitiva ao negócio.

Quando você automatiza a análise e recuperação de crédito, por exemplo, tem mais tempo para conversar com seus clientes, estabelecer um relacionamento duradouro e fechar mais vendas futuras. Ou seja, a empresa passa a ter mais potencial de ganho e crescimento.

Eleva o nível de padronização dos serviços

Um dos maiores problemas gerenciais, especialmente em micro, pequenas e até médias empresas, é a ausência de padronização. Por vezes, os processos diários são conduzidos de forma irregular, o que promove mais custos, desperdícios de recursos e, até mesmo, acidentes.

A automação de processos soma maior medida de padronização às empresas. Os processos poderão ser executados de maneira quase idêntica, o que ajuda a economizar tempo e dinheiro. E mais, gera segurança e percepção de valor para os clientes finais.

Imagine a automação do processo de pós-venda — que consiste no envio de e-mails de agradecimento e felicitação, entre outras coisas. Caso não exista padronização, os clientes experimentarão processos de pós-venda diferentes, resultando em mais insatisfação.

Aumenta a agilidade dos processos diários

Um dos atributos mais importantes aos processos é a agilidade. Se eles demoram demais, tornam-se mais onerosos à empresa e enfadonhos aos clientes finais.

Quando os processos são realizados de maneira manual, eles precisam ser conduzidos com mais atenção e estão sujeitos às falhas humanas. Isso quer dizer que, por vezes, será preciso refazer o trabalho, o que custa ainda mais tempo, energia e dinheiro à empresa.

Por outro lado, a automação permite que os processos diários fiquem à cargo de modernos sistemas, o que reduz o tempo necessário para sua execução e elimina boa parte dos erros que antes ocorriam. Em outras palavras, torna-se possível fazer mais e falhar menos.

Essa maior agilidade gera uma série de benefícios aos clientes. Eles poderão ter respostas para suas dúvidas em menor tempo – por exemplo, se seu pedido de crédito foi aprovado.

Aumenta a produtividade diária

Além de aumentar a agilidade dos processos diários, a automação oferece outro atributo importante: o trabalho contínuo. Tecnologias não precisam dar uma pausa para revigorar suas energias; elas podem trabalhar por várias horas seguidas sem qualquer problema.

Para ficar mais claro, imagine um chatbot que automatize o atendimento inicial dos clientes. É possível tirar algumas das principais dúvidas com esse chatbot a qualquer hora do dia e em qualquer dia da semana, inclusive nos feriados. Isso é muito interessante.

Esse trabalho contínuo permite que a empresa maximize suas métricas de produtividade, entregue mais comodidade aos clientes e reduza a demanda sobre seus colaboradores.

Além de tudo, essa maior produtividade gera uma vantagem competitiva à empresa. Se ela produz mais e melhor que seus demais concorrentes, pode contar com margens financeiras mais saudáveis e capacidade de diferenciação. Ou seja, há uma série de outros benefícios.

Melhora a experiência das pessoas envolvidas

Quando se fala de automação, uma grande preocupação é o bem-estar das pessoas. Por exemplo, será que os clientes terão uma experiência muito mecânica? Os empregados correm o risco de perder seu emprego? Os atuais fornecedores podem ser substituídos?

No entanto, é interessante destacar que toda a ideia de automação de processos é pensada para tonar as atividades diárias mais rápidas e certeiras, o que gera uma maior medida de bem-estar às partes interessadas (clientes, funcionários, fornecedores, etc.).

Os funcionários, por exemplo, poderão deixar de cuidar de tarefas mecânicas e poderão focar no que é estratégico. Os clientes terão seus anseios atendidos com mais velocidade e precisão. E os fornecedores, terão mais demandas para atender e negócios para fechar.

Tendo isso em vista, é possível pensar na automação como um catalizador de resultados positivos e bem-estar entre as partes interessadas. No fim, todos saem beneficiados.

Como começar a automação dos processos?

Agora que entende o que é automação dos processos e quais são os seus principais benefícios, fica uma última e importante questão: como promover a automação dentro da empresa?

Nossa primeira dica é: tenha clareza sobre o processo que quer automatizar. Felizmente, boa parte das operações podem ser automatizadas, o que inclui as vendas, análise de crédito, marketing e até gestão de pessoas. Logo, é preciso definir o que é prioridade à sua empresa.

Depois, é preciso buscar uma tecnologia que automatize esse processo. Para tanto, estude diferentes ferramentas de automação disponíveis no mercado, avalie a relação entre custo-benefício e faça um teste grátis. Assim, terá mais chances de escolher a tecnologia certa.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Tenha em mente que a automação pode ser uma aliada da sua empresa, um item estratégico para potencializar a produtividade diária e gerar satisfação às partes interessadas. Porém, é preciso saber usar essa oportunidade em seu benefício. Automatizar o processo de análise de crédito pode ser um ótimo começo.

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